16 июля 16:00
Автор: Рубрика: Управление персоналом 3 комментария

Мобильная связь на предприятии

Мобильная связь на предприятии давно вошла в обиход.

Из дорогого аксессуара мобильный телефон уже давно превратился в обычную офисную принадлежность.

С приходом мобильной связи на предприятие многие вопросы стали решаться намного быстрее и эффективнее.

Но также появились так называемые «серые» зоны, скрытые от нашего внимания.

Часть общения между сотрудниками перекочевала в формат обсуждения вопросов по телефону.

Да, по телефону простой вопрос решить можно, а сложный – просто «зарешать» (как болезнь – вылечить, или залечить – чувствуете разницу?).

Также можно, например, в нужный момент не взять трубку.

Причины могут быть разные — не услышать сигнал вызова; не обратить внимание на вторую линию во время разговора; не посчитать нужным разговаривать с тем, кто звонит; намеренно проигнорировать входящий звонок.

Как часто вам обещают перезвонить и не перезванивают?

А как часто обещаете вы перезвонить и не перезваниваете?

А как часто при вашем звонке на том конце не берут трубку?

А как часто вы отключаете звук на мобильном телефоне в момент звонка вам?

Я периодически сталкиваюсь с ситуацией, когда кто-то обещает перезвонить и не перезванивает в обещанное время. Или не берет трубку, когда я ему звоню.

Обычно за таким поведением скрывается невыполнение ранее данного обещания выполнить какое-нибудь мероприятие. Важное или нет, мелкое или крупное мероприятие – не имеет значения. Важность мероприятия может ведь знать только тот, кто ждет его выполнения.

И мы не можем знать, насколько важным может быть мероприятие, которое мы обязались выполнить и не выполнили в срок. А потом не берем трубку, думаем, что как-то уляжется, утрясется.

Есть такое высказывание – если человек не решает проблем, он сам становится проблемой.

Вот так с каждым нами не отвеченным звонком мы становимся проблемой.

Потому что пообещали невыполнимое, например. Не сумели отказать, пообещали невыполнимые сроки, повелись на поводу у своих сиюминутных эмоций оказать невозможную услугу и еще причин может быть много.

Или потому, что ленились и просто не уделили данному мероприятию, скажем, 1 минуту своего времени.

Еще до появления первых мобильных телефонов я узнал про это высказывание (когда человек становится проблемой) и с тех пор все свои дела стараюсь пропускать через этот маленький «фильтр», именно через это высказывание.

А для кого сегодня я стал проблемой? Какое обещание я не выполнил?

Бывают случаи, когда я понимал, что дал невыполнимое обещание. В таком случае я всегда старался заранее предупредить другую сторону о невозможности выполнения заранее.

И понял причину своих невыполнений – я иногда принимал решения, основываясь на эмоциях, и эти решения оказывались неправильными.

И еще, уже более 2-х лет знаком с преподавателем по личной эффективности Радиславом Гандапасом. Часто посещаю его семинары, и на них беру много полезного лично для себя и для своих предприятий.

Радислав Гандапас доходчиво и лаконично раскрывает природу и причины лени и дает очень важные советы по налаживанию личной эффективности.

Мобильная связь на предприятии. Как регламентировать

На всех своих предприятиях я стараюсь сотрудникам привить чувство ответственности за выполнение взятых на себя обязательств. Причем это подкрепляю не только словами, но и регламентами.

Один из таких регламентов детализирует обязательные действия сотрудников в отношении входящих и исходящих звонков на мобильные телефоны.

Вот пример некоторых пунктов из регламента, посвященного мобильной связи, который внедрен в моих предприятиях:

1. Если сотрудник при окончании рабочего дня не берет с собой служебный мобильный телефон, в таком случае личный мобильный телефон на это время становится служебным.

2. В нерабочее время до 21-00 и с 7-00 до начала рабочего дня звонок на личный телефон сотруднику разрешен и обязателен в случае производственной необходимости, решение которой в следующий день или после начала рабочего дня принесет ущерб предприятию.

3. С 21-00 до 7-00 звонки разрешены и обязательны в случаях:

— ранее выданного указания о ночном звонке руководителем;

— внепланового доклада о критической ситуации в систематических или разовых процессах подчиненным     непосредственному руководителю с целью согласовать дальнейшие действия;

— внеплановое обсуждение критичных отклонений в систематических или разовых процессах между равными по служебной иерархии сотрудниками с целью согласовать дальнейшие действия;

— звонок руководителя подчиненному при обнаружении события, решение которого невозможно без участия данного сотрудника и только в производственных целях.

4. Запрещено использовать факт звонка на мобильный телефон в нерабочее время в воспитательных целях.

6. Если во время звонка сотруднику оператор мобильной связи сообщает о том, что линия в данный момент занята, звонящий сотрудник обязан прекратить исходящий звонок не позже окончания сообщения оператором.

7. Руководитель имеет право в случае неотложного вопроса после сообщения оператора оставаться на линии у подчиненного. В данном случае подчиненный обязан прекратить звонок по другой линии и принять звонок у руководителя.

8. Отключать вторую линию у оператора мобильной связи на личном телефоне запрещено.

9. Сотрудник после разговора по телефону обязан проверить наличие пропущенных вызовов.

10. Если во время звонка сотруднику звучит занятость линии, звонящий сотрудник не имеет права рассчитывать на СМС от оператора и данный звонок не имеет права считать совершенным.

11. Если во время звонка прозвучало 5 сигналов о не взятии трубки и сотрудник не взял трубку, звонящий сотрудник обязан закончить данный звонок. Продолжать удерживать вызов сотрудник имеет право и обязан в случаях, когда требуется срочное взаимодействие с данным сотрудником – обсуждение критичных отклонений в систематических или разовых процессах.

12. Если вторая линия вызова от сотрудника предприятия, независимо от того, руководитель или нет, продолжает быть включенной более пяти гудков, сотрудник обязан принять данный вызов.

13. Сотрудник обязан постоянно отслеживать нахождение телефона в зоне слышимости вызова телефона и периодически (в рабочее время каждые 20 минут) проверять телефон на наличие пропущенных вызовов.

14. При получении СМС о пропущенном звонке сотрудник обязан считать звонок пропущенным.

15. При обнаружении пропущенных вызовов сотрудник, независимо от степени подчиненности, обязан в течение 15 минут после обнаружения пропущенного звонка от сотрудника предприятия позвонить этому сотруднику или отправить ему же СМС с текстом и информацией не менее «Перезвоню в 15-00». Сотрудник обязан отложить дела любой срочности и сделать звонок не позже указанного в СМС времени.

Представьте теперь, если у вас в предприятии все вышеописанное не регламентировано. Обычно невнимание к таким мелочам сопровождается постоянным «бурчанием» руководителя на подчиненных, и наоборот – подчиненных на руководителя.

Руководителю не нравится, что все его не понимают. Сотрудникам не нравится, что руководитель не может сказать толком, ЧТО ему не нравится.

Надеюсь, эти строки из моего регламента помогут вам написать подобный регламент в своем предприятии.

Мобильная связь на предприятии требует регламентирования. Постарайтесь регламентировать мобильную связь и на своем предприятии.

С уважением, Влад Бондаревский.

 

Хочешь получать статьи этого блога на почту?
3 комментария
  • Валерий

    Систематизация просто супер. Виден богатый управленческий и житейский опыт.

    Благодарю.

    2015-10-14 в 9:10 | Ответить
  • Валерий

    Поздравляю с Нашим новым праздником!

    Мой т. 067 2334004

    Будет минута наберите,поговорим. Я руководитель одного из предприятий Мин. Обороны.

    2015-10-14 в 9:20 | Ответить
    • Влад Бондаревский

      Валерий. Спасибо за поздравление.

      Обязательно свяжусь с Вами)

      2015-10-16 в 11:29 | Ответить
;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: