27 марта 12:37
Автор: Рубрика: Регламенты Один комментарий

Причина №3. Нет системы доступного хранения регламентов

Написать регламент, «продать» его коллективу, обучить знанию регламента – половина дела. Вторая половина – регламенты всегда должны быть под рукой. Нужные регламенты у нужных сотрудников.

Не важно, сколько на предприятии регламентов. Все равно вы будете испытывать трудность в том, как организовать хранение регламентов в месте постоянной доступности.

Я считаю отсутствие системы доступного для сотрудников хранения регламентов — самой важной причиной, почему регламенты не работают.

С одной стороны, вроде бы несложно. Организовал папку каждому сотруднику, куда разово подшил все актуальные регламенты и информационные письма.

Мне тоже так казалось.

А что делать в случае, если вышел новый регламент? Папки регламентов должны быть дополнены новым документом. Копии регламента должны быть доставлены в эти папки, кем-то подшиты.

Можно ли гарантировать, что все новые регламенты будут доставлены по назначению?

Как показала практика, физическое перемещение регламентов по папкам сотрудников не работает, потому что не контролируемо и нет гарантии 100% попадания регламента куда нужно.

Мы в своих предприятиях решили опробовать хранение регламентов в онлайн папке Dropbox.

Стало немного легче. У сотрудника появилась возможность читать все актуальные регламенты на рабочем столе своего компьютера.

Но возникли трудности.

Сотрудников необходимо оповестить о том, что появился новый регламент.

Оповещение опять же связано с человеческим фактором.

Как говорил Дэн Кеннеди, автор книги «Жесткий менеджмент», поведение сотрудника имеет свойство постоянно ухудшаться.

Если первый раз все будут оповещены, потому что лично вы это проконтролируете, то в следующий раз будет оповещено чуть меньше сотрудников. В следующий раз еще меньше, потом еще меньше. Со временем процесс оповещения сотрудников будет выполняться для галочки.

И как вы думаете я решил эту проблему на своих предприятиях?

Да никак!

Потому что мы несколько раз собирались в рабочих группах, пробовали разные методы оповещения. И все методы были или громоздки, или требовали дополнительной бюрократии, или дополнительного сотрудника.

Так что решили временно не внедрять полурабочий процесс.

Но сделали вот что.

Мы сейчас с программистами создаем CRM программу для хранения регламентов, переработки регламентов в должностные инструкции. В этой программе сотрудник онлайн будет оповещен изменениям в регламентах или должностных инструкциях.

И это всего лишь часть небольшая часть, что будет делать эта программа.

Как я уже раньше рассказывал на своих семинарах, мы года три назад создали программу для переработки регламентов в должностные инструкции. Разработка этой программы стоила относительно недорого, около 500 долларов. Вот как она выглядит сейчас:

Программа Должностные инструкции

Как оказалось, у платформы, на которой разработана эта программа, есть предел возможностей. Эта программа фактически завела нас в тупик.

Первый раз переработать регламенты в должностные инструкции в программе сделать можно быстро и качественно. Расшить новые регламенты в должностные инструкции тоже можно без труда.

Но! Изменить в должностных инструкциях утратившие актуальность пункты очень затратно по времени, это раз. И, как и ранее, в этом процессе задействован человеческий фактор – можно случайно удалить навсегда важный модуль из чьей-то должностной инструкции. И все, многолетняя работа над регламентами может быть потеряна.

Понятно, что ошибка со временем будет найдена. Найдена будет также случайно, как и исчезла. Но сколько нервов уйдет на поиск ошибки и сколько скрытых убытков принесет ошибка, предвидеть сложно.

Поэтому мы создаем CRM программу.

И, внимание! Хорошая новость!

Эта программа будет онлайн. И все мои подписчики получат бесплатный доступ в свой личный кабинет этой программы.

Так получилось, что аналогов у этой программы в мире нет.

Не буду забегать вперед с деталями. В ближайшие два месяца будет презентация программы здесь, на моем блоге.

Влад Бондаревский

Хочешь получать статьи этого блога на почту?
Один комментарий
  • Нурхазы

    Здравствуйте! Была ли презентция? Будет ли доступ в личный кабинет?

    2016-11-07 в 9:17 | Ответить
;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: